Workflow
Die vollständige oder teilweise Automatisierung von Prozessen, in denen Dokumente, Informationen oder Arbeitsschritte zur weiteren Bearbeitung weitergegeben werden. Dabei müssen gewisse Prozeduren berücksichtigt werden. Dokumentationen darüber sollten zu diesem Zweck vorher vorliegen.
Es ist notwendig von Vornherein festzulegen, wer für welche Bereiche zuständig ist und wie die Prozesse ablaufen, um zu garantieren, dass die richtige Arbeit, von der richtigen Person zur richtigen Zeit bearbeitet wird.
Doch durch Workflow-Management werden allgemein folgende Ziele realisiert:
- die Qualität der Prozesse soll verbessert werden,
- die Prozesse sollen vereinheitlicht werden,
- eine schnellere und zuverlässigere Bearbeitung von Kundenaufträgen soll erreicht werden,
- die Transport- und Liegezeiten sollen verkürzt werden (Verbesserung von Durchlaufzeiten),
- die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden,
- die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden,
- Medienbrüche sollen vermieden werden und
- die Flexibilität der Prozesse soll erhöht werden.
- Kontrollierter Fluss von Daten und Dokumenten innerhalb der Unternehmen -> Verringerung von Durchlaufzeiten
- Reduktion der Kosten durch Zeit- und Ressourcen-Optimierung
- Erhöhung der Transparenz der Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)
- Verbesserung der Datenqualität von Stammdaten
Prozessdokumentation
Die Dokumentation der Prozesse und die Dokumentation der Tätigkeiten ist zwingend notwendig für die Optimierung des Workflows. Dabei ist ein Intranet sehr zu empfehlen.
- Erstellung sind Prozesslandkarten von Vorteil:
Also FlowCharts von standardisierten Prozessen
zur Übersicht über die Kern- und Supportprozesse - Geschäftsprozesse mit Referenzen auf Aufbauorganisation und Dokumentmodelle
- Verweise auf Ressourcen
(Formulare, Dokumentvorlagen, Anwendungen, Checklisten)
Dabei ist natürlich auch der Workflow zu dokumentieren.
So wird zudem auch ein Informationsmedium für neue Mitarbeiter geschaffen. Diese können sich dann Einblick über die Prozessabläufe, die zuständigen Personen und Hinweise zur Bearbeitung verschaffen.
Sie entwickeln dadurch eine Ablagestruktur zur Dokumentverwaltung.
Des Weiteren bietet Ihnen die Prozessdokumentation Unterstützung bei der Prozesseinführung, da Sie so leicht und verständlich und effektives Schulungs- und Informationsmaterial anlegen.
Zuletzt stellt die Prozessdokumentation auch einen Beitrag zum Qualitätsmanagement dar.