Klassifikation
Die Klassifikation ist die Einteilung in Kategorien und Klassen, wobei die Verwendungszwecke und Anforderungen an die Objekte (Office, Dokumentation, Kampagne etc.) berücksichtigt werden.
Eine Bibliothek ohne Register wäre auch nur ein Haufen Bücher.
Dadurch ist das erste Ziel einer Systematik sich einen Überblick über die darin geordneten Objekte zu verschaffen. Dann sollte eine Ordnung geschafft werden, die eine thematisierte Suche ermöglicht. Zuletzt sollte dafür gesorgt werden, eine vollständige und präzise Auffindbarkeit der Dokumente zu ermöglichen.
Bei der Herstellung von Ordnung werden Dokumente und Objekte klassifiziert:
nach Dokumenttyp | eine inhaltliche Klassifizierung (Korrespondenz, Bericht, Rechnung) |
nach Dokumentart | Form der Dokumente ( Audio, Text, Grafik, Foto) |
nach Dokumentformat | technische Aufbereitung (Rechnung als Datensatz, Bericht als Textfile) |
Diese erste Strukturierung kann weiter konkretisiert werden.
Rechnung | Kundenrechnung |
Audio | 3 Minuten Bach |
Textfile | Textfile als Word-Format, Datensatz als Excel |
Weitere Kriterien für die Klassifikation sind zudem
- Metadaten
- Aufbewahrungsfristen
- Zugriffshäufigkeiten
- Zugriffsberechtigungen
So kann eine Datenmenge klassifiziert werden nach:
1. Sachgebiet
1.1. Hauptgruppe
1.1.1. Gruppen
1.1.1.1. Untergruppen
1.1.1.1.1. Merkmale der Produktbeschreibung
Bei der Klassifikation sollte weiterhin auf die Begriffswahl geachtet werden. Denn die Wissenssammlung per se ist irrelevant, vielmehr ist das (Wieder-)Finden von Wissen zum richtigen Zeitpunkt Zweck der Sammlung.
Klassifikation mit dem Ziel der präzisen Auffindung verlangt feste Werte und genaue Fakten. Dabei sind genaue Fakten diese, die auch nach Jahren logisch nachvollziehbar sind. Schlagwörter und Wortstämme haben über Jahre Bestand.
Wer? Was? Wo? Wann? Wie? Warum? Muss erklärt und deutlich sein.
In der Buchhaltung: Aktiva, Passiva, Debitoren, Kreditoren (statt Rechnung von M. Meier)
Bei Dokumenten: Datum, Inhalt, Versionen.
Jeder Anwendungsfall benötigt seine spezifische Taxonomie. Es gibt keine Lösungen „von der Stange“.
Das System einer Klassifikation muss individuell erstellt und konsequent weitergeführt werden. Wir können Ihnen keine allgemeingültigen Lösungen bieten, aber Empfehlungen, um aus ihren Daten intelligente Informationen zu machen.